Trong khủng hoảng, suy nghĩ của các CEO hoặc tổng giám đốc là cắt giảm chi phí. Loại chi phí đầu tiên mà họ hay nghĩ tới đó là đào tạo và các khoản phúc lợi cho người lao động. Nếu trên thực tế thì đó dường như là giải pháp rất hiệu quả nhưng nếu nhìn nhận trên một khía cạnh khác về chi phí ẩn, điều đó không phải là một quyết định thông minh. Khi phòng nhân sự đề nghị các khóa đào tạo cho nhân viên thông thường CEO và các quản lý tài chính hay hỏi tới ROI - Return On Investment cho các chương trình đào tạo. ROI trong đào tạo thường rất khó đánh giá và thông thường các quĩ đào tạo bị cắt giảm tối đa do không chứng tỏ được ROI cho cấp quản lý và tài chính.
Chúng ta – chuyên viên nhân sự hãy sử dụng các con số để thuyết phục cho cấp quản lý về vai trò đào tạo. Giả sử công ty của các bạn đang có 100 nhân viên. Tác giả lấy con số 100 vì con số này khá gần với kích thước trung bình của một công ty tại Việt Nam. Chúng ta giả sử quỹ lương trung bình là 4 triệu đồng vào thời điểm năm 2012. Như vậy hàng tháng công ty sẽ phải trả 400 triệu. Thực sự chi phí của công ty cho các hoạt động lớn hơn nhiều do thuê văn phòng, trả các tiện ích, chi phí hoạt động, chi phí bảo hiểm vv. Chúng ta giả sử các chi phí đó có hệ số 1.5. Như vậy tổng chi phí hoạt động một công ty 100 nhân viên tại Việt Nam là 1 tỷ đồng ( 2.5 của 400 triệu). Trong một tháng, công ty có 26 ngày công giả sử làm sáng thứ bảy. Như vậy cứ 1 phút làm việc trong 1 tháng công ty phải trả số tiền là : 1 tỷ / 26 ngày công/ 8 giờ / 60 phút = 80.128 VNĐ.
Câu chuyện bắt đầu từ đây. Như vậy để công ty tồn tại được, người chủ cứ 1 phút phải móc tiền túi ra trả 80 ngàn đồng cho toàn bộ hệ thống 100 nhân viên làm việc. Tiền bỏ ra là thật nhưng hiệu quả có được như mong muốn hay không. Nhân viên nhận tiền lương nhưng vì lý do kỹ năng làm việc kém, quản lý thời gian không hiệu quả, giao tiếp không tốt, làm việc nhóm không tốt, quản lý cuộc họp không tốt, thiếu kỹ năng ra quyết định, kém trong việc giải quyết vấn đề, đàm phán không hiệu quả. Tất cả những lý do đó chúng ta quy đổi ra 10 % thời gian là không tạo ra lợi ích cho công ty. Tức là hàng tháng CEO trong công ty trả một số tiền là 80.128 * 60 phút * 8 giờ * 10 % = 7.692307 VNĐ cho một ngày. Tổng số tiền bị mất đi trong vòng 1 năm là 26 ngày * 12 tháng * 7.692307 VNĐ = 1.2 tỷ đồng Việt Nam. Như vậy CEO trong một năm đã mất không 10 % số lương tương ứng chi phí 1.2 tỷ đồng vì các nhân viên kém kỹ năng, kiến thức và thái độ làm việc. Vấn đề quan trọng số tiền này không phải CEO nào cũng nhìn thấy ra và hiểu được. Trong thực tế số chi phí ẩn này còn lớn hơn nhiều với con số 10 % thời gian ước tính. Vấn đề quan trọng ở đây là CEO không nhìn thấy tiền mất đi vì nó được ẩn vào trong chi phí phải thực hiện. CEO và phòng kế toán nhìn nhận vào con số tiền sẽ bị mất đi thêm để đòi hỏi bộ phận nhân sự tính ra và chỉ ra ROI của các chương trình đào tạo. Thực sự với một số lượng rất nhiều các chương trình đào tạo khái niệm ROI không áp dụng vì các chi phí đào tạo này phải được chi vì nó giúp giảm chi phí 1.2 tỷ nói trên.
Chi phí ẩn này trong thực tế còn đáng báo động hơn nếu như chúng ta có hàng ngàn nhân viên với mức lương trung bình 5-7 triệu, thời gian chết không phải là 10 mà có thể đạt tới 20-30 % trong tổng số thời gian. Trong công ty khi quy hoạch nhu cầu đào tạo chúng ta có ba cấp đào tạo chủ yếu đó là cho nhân viên, cấp quản lý và cấp cao. Khái niệm ROI chỉ nên áp dụng cho các khóa học đào tạo từ cấp quản lý trở lên. Các khóa học cho nhân viên cấp dưới cần được thực hiện theo xu hướng phải làm. Đây cũng là lý do tại sao các công ty nước ngoài và liên doanh triển khai rất nhiều các chương trình đào tạo cho nhân viên trẻ mà không quan tâm về ROI. Lý do họ hiểu rất rõ về chi phí ẩn khi các nhân viên trẻ không được đào tạo về các kỹ năng và kiến thức căn bản.
(Theo Vũ Tuấn Anh - Giám Đốc Điều Hành Viện Quản Lý ViệtNam
Sáng lập Society of Human Resources Management)
